1 · Toàn cảnh chín công đoạn
Toàn cảnh chín công đoạn của KONIG trên một màn, mỗi công đoạn một đèn và số hồ sơ đang nằm ở đó, để người đứng đầu nhìn một lần là biết sáng nay chỗ nào cần mở ra xem.
Chín công đoạn là chuỗi Mr. Trung đã chốt ngày 05/09. Phần này đặt chuỗi ấy lên mặt bàn làm việc hằng ngày; bấm vào công đoạn số 2 thì mở ra chín bước bên trong — phần AAS dựng trước.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Một chỗ nhìn duy nhất | chín công đoạn cùng một màn, không phải mở chín nơi khác nhau | mở trang trên điện thoại, đếm được số đèn |
| Biết ngay công đoạn nào chưa có dữ liệu | công đoạn chưa đưa vào bảng để màu xám, không tô xanh | đếm ô xám: hiện là 8 trên 9 |
| Mở rộng theo nhịp KONIG muốn | mỗi công đoạn là một phần dựng thêm, không phải làm lại từ đầu | công đoạn thứ hai xong thì công đoạn kế chỉ tốn phần nội dung |
Không có màn toàn cảnh thì mỗi bộ phận chỉ thấy phần của mình. Việc tắc ở nơi giáp ranh hai bộ phận là loại tắc lâu nhất, vì ai cũng tưởng bên kia đang giữ.
Chín công đoạn KONIG đã chốt, mỗi công đoạn một đèn và số hồ sơ đang nằm ở đó. 8 trên 9 công đoạn để màu xám — chưa đưa vào bảng, chưa có tin, không phải đang tốt.
Cách tính từng màu nằm ở phần 5.
2 · Trọn chuỗi khép kín — 21 quy trình, bảy điểm ký
Trọn chuỗi khép kín của KONIG trên một bảng: 21 quy trình đã chốt, xếp theo chín công đoạn và bảy điểm ký duyệt, mỗi quy trình gắn với bộ phận đang giữ.
Phần 1 cho thấy chín công đoạn ở mức toàn cảnh; phần này mở từng công đoạn ra thành các quy trình thật đã có trong bảng quy trình KONIG. Vòng dựng trước ở phần 3 nằm gọn trong hai công đoạn đầu.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Thấy trọn đường đi của một dự án | 21 quy trình xếp theo đúng thứ tự công đoạn | đếm ô trên bảng: 21 quy trình, 7 điểm ký |
| Biết bộ phận nào giữ khâu nào | mỗi quy trình gắn một bộ phận | lọc theo bộ phận, đếm số quy trình của từng bộ phận |
| Thấy ngay chỗ còn thiếu thời hạn | quy trình chưa có số ngày thì để màu xám | 21 trên 21 quy trình đang xám vì chưa có thời hạn |
| Mở rộng theo nhịp KONIG muốn | mỗi công đoạn đưa lên bảng là một đợt | đợt sau chỉ đổi nội dung quy trình, không dựng lại bảng |
Nhìn từng bộ phận riêng lẻ thì việc tắc ở nơi giáp ranh hai bộ phận không ai thấy. Đó là loại tắc lâu nhất, vì bên nào cũng tưởng bên kia đang giữ.
Đây là trọn đường đi của một dự án KONIG: 21 quy trình đã chốt trong bảng quy trình, xếp theo chín công đoạn, trong đó 8 chỗ có người ký mới được đi tiếp. Vòng dựng trước ở phần 3 nằm gọn trong hai công đoạn đầu.
⛔ 21 trên 21 quy trình đang để màu xám — bảng quy trình có đủ mục thời hạn nhưng mọi mục còn trống, nên chưa quy trình nào tính được đèn. Đó chính là hai điều KONIG điền ở phần 9.
3 · Chín bước của vòng Tư vấn – Vẽ – Báo giá
Chín bước của một vòng từ lúc nhận thông tin công trình tới lúc khách có bản vẽ kèm báo giá, mỗi bước có tên, có người giữ, có điều kiện được đi tiếp và có số ngày.
Phần cốt lõi của chín bước lấy từ chính chuỗi KONIG tự mô tả trong bản trả lời buổi 02, không phải AAS nghĩ ra. Bước 5 nối với ba điểm ký duyệt ở phần sau.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Ai cũng biết hồ sơ đang ở bước nào | mỗi hồ sơ một dòng, cột trạng thái đúng chín bước này | mở bảng, đếm số hồ sơ trong từng cột |
| Không hồ sơ nào đi tiếp khi chưa đủ điều kiện | mỗi bước ghi rõ điều kiện được đi tiếp | bước chưa đủ điều kiện thì ô trạng thái ghi rõ còn thiếu gì |
| Cam kết đặt trên phần KONIG giữ | đồng hồ dừng khi việc nằm bên khách | cộng số ngày các bước đồng hồ chạy: 7–9 ngày làm việc |
| Bộ phận thứ hai làm nhanh hơn nhiều | đổi nội dung quy trình, không dựng lại bảng | vòng kế tiếp chỉ tốn phần soạn nội dung |
Quy trình nằm trong tài liệu thì mỗi người nhớ một kiểu, và người mới vào phải hỏi lại từ đầu. Đưa quy trình lên bảng là cách giữ cho cách làm không đổi khi người đổi.
Chín bước đi theo ba nhịp, mỗi nhịp một hàng. Mỗi bước có tên, có người giữ, có điều kiện được đi tiếp và có số ngày. Số ngày là con số AAS đề nghị — KONIG gạch và sửa ở phần 9. Cộng các bước đồng hồ chạy: 7 ngày làm việc cho luồng nhanh, 9 ngày cho luồng trọng điểm.
⭐ Bước 5 là chỗ duy nhất đồng hồ dừng: đang chờ khách gửi bản vẽ hoặc chờ xếp lịch khảo sát thì thời gian ấy không tính vào cam kết của KONIG, nhưng bảng vẫn ghi rõ đang chờ ai và từ ngày nào. Ba hồ sơ thật đang nằm ở bước 6 — ô có viền đỏ.
Ba điểm ký duyệt
Một hồ sơ đi qua ba điểm ký, không phải một. Ký duyệt KỸ THUẬT và ký duyệt GIÁ có mặt ở cả hai luồng; ký duyệt CHIẾN LƯỢC chỉ có ở luồng trọng điểm — đó chính là chỗ bảng này giúp Mr. Trung bớt việc mà không bỏ mất một điểm kiểm nào.
Ba câu chặn phân luồng
Hai nút xả van: Mr. Tuấn Anh bấm «xin ý kiến Mr. Trung», Mr. Trung bấm «việc này để em tự làm». Mỗi lần bấm ghi một dòng lý do; sau 20 project đọc lại để chỉnh ngưỡng.
4 · Ba hồ sơ thật trên dải thời gian
Ba hồ sơ thật của KONIG dựng lại trên dải thời gian, cho thấy các phương án đầu dồn sát nhau rồi có một quãng dài không có bản mới trước khi tới bản chốt.
Số ngày ở đây đọc từ mốc ngày nằm trong tên từng phương án của ba tệp báo giá KONIG đã gửi, không hỏi ai và không ước lượng. Ba con số này là căn cứ cho cam kết ở phần 6.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Nhìn thấy chỗ thời gian đi mất | dải thời gian tách phần dồn phương án với phần không có bản mới | đọc số ngày trên từng dải: 84 · 109 · 55 |
| Biết cam kết nên đặt ở đâu | cam kết chỉ đặt trên quãng KONIG giữ việc | so 7–9 ngày làm việc với 85–134 ngày trọn vòng |
| Có căn cứ chung khi bàn với khách | cùng một cách đếm cho mọi hồ sơ | mỗi hồ sơ một dải, cùng thước đo |
Quãng dài không có bản mới mà không ghi lý do thì ba tháng sau không ai dựng lại được câu chuyện, và hai bên nhớ khác nhau về việc ai đang chờ ai.
Ba hồ sơ dưới đây là ba dự án thật của KONIG. Số ngày đọc từ mốc ngày nằm trong tên từng phương án của ba tệp báo giá đã gửi — không hỏi ai, không ước lượng.
⭐ Mẫu chung lộ ra giống nhau ở cả ba: các phương án đầu dồn sát nhau trong 18–30 ngày, rồi 55–109 ngày không có bản mới trước khi tới bản chốt. Quãng dài ấy bên nào đang giữ việc — AAS chưa hỏi ai, nên chưa trả lời thay. Đó là câu đầu tiên của phần 7.
Đồng hồ chỉ chạy khi việc nằm trong tay KONIG. Việc sang sân khách thì đồng hồ dừng — và bảng ghi rõ đang chờ ai, từ ngày nào. Cam kết tính cả quãng chờ khách thì không cam kết nào đứng được.
5 · Tám màn hình — mỗi bộ phận KONIG một màn
Cùng một bảng nhưng mỗi bộ phận mở ra thấy một màn hình khác nhau, đúng việc bộ phận mình cần quyết trong ngày; Ban giám đốc thấy toàn cảnh cả tám màn hình cộng lại.
Phần 2 cho thấy bộ phận nào giữ quy trình nào. Phần này biến điều đó thành màn hình làm việc: mỗi bộ phận một danh sách việc của chính mình, không ai phải đọc phần của bộ phận khác.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Mỗi người mỗi ngày chạm đúng một chỗ | màn hình lọc sẵn theo từng bộ phận, không phải tự tìm | mở trang, thấy đúng danh sách việc của bộ phận mình |
| Ban giám đốc hỗ trợ đúng chỗ đang chậm | toàn cảnh gộp từ tám màn hình bộ phận | đếm số hồ sơ đỏ và số hồ sơ xám theo từng bộ phận |
| Việc giữa hai bộ phận không rơi | bước chuyển tiếp hiện trên màn hình của cả hai bên | hồ sơ đang chờ bàn giao hiện ở cả bên giao và bên nhận |
| Bộ phận mới lên bảng không phải dựng lại | thêm một bộ phận là thêm một màn hình cùng khuôn | bộ phận thứ hai chỉ tốn phần soạn nội dung |
Bảng nào chỉ phục vụ người quản lý thì tới tuần thứ ba không ai cập nhật nữa. Mỗi bộ phận phải thấy phần có lợi cho chính mình thì bảng mới sống.
Cùng một bảng, mỗi bộ phận mở ra thấy đúng việc của mình. Mỗi người mỗi ngày chỉ chạm một chỗ; chạm hai chỗ là tới tuần thứ ba không ai chạm nữa. 4 trên 8 màn hình đã có tên người — số còn lại chờ KONIG điền ở phần 9.
- bao nhiêu hồ sơ đang chạy trên cả chín công đoạn
- hồ sơ nào quá hạn, đang nằm ở bộ phận nào, chậm mấy ngày
- bộ phận nào đang dồn việc nhất tuần này
- tỷ lệ giải phóng: mấy phần mười project không phải mở ra
- khách đang chờ gọi lại
- hồ sơ đủ đầu vào để chuyển sang vẽ
- báo giá đã ký duyệt giá, sẵn sàng gửi khách
- hồ sơ đang chờ anh ký
- ô cửa nào hệ đã gắn cờ vượt ngưỡng
- hồ sơ nào còn một ngày là tới hạn
- đơn nào nhà máy đã nhận, đơn nào chưa
- mốc hàng về so với ngày lắp đã hứa
- đơn nào cần báo khách vì chậm
- công trường nào đã đủ điều kiện lắp
- tổ lắp đang ở đâu, việc nào hôm nay
- hồ sơ nào chờ nghiệm thu
- yêu cầu bảo hành đang mở
- yêu cầu quá hạn cam kết
- sự việc lặp lại nhiều lần
- báo giá đang chờ duyệt giá
- bản nào đã có ký duyệt kỹ thuật, bản nào chưa
- chênh lệch giữa bản dựng và bảng giá niêm yết
- nội dung đang chờ Ban giám đốc duyệt
- công trình mới đã đủ tư liệu để đăng chưa
- khách hỏi từ kênh nào, về bộ phận nào
Hệ làm ba việc, không hơn
⛔ Ba tháng đầu không xếp hạng cá nhân. Đèn ở đây để gỡ chỗ tắc, không phải để chấm điểm người — nói rõ điều đó với từng bộ phận ngay buổi đầu.
6 · Đèn xanh – vàng – đỏ và bốn quy tắc
Bốn quy tắc giữ cho đèn xanh vàng đỏ nói đúng sự thật, kèm cách tính từng màu ở ba mức: một bước, một hồ sơ và cả bộ phận.
Đèn là phần dễ làm nhất và cũng dễ sai nhất. Đặt bốn quy tắc này trước khi dựng vì sửa cách tính đèn sau khi mọi người đã quen nhìn là việc rất tốn công.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Đèn nói đúng, nên tin được | bước chưa có tin để màu xám riêng, không gộp vào xanh | đếm ô xám trên bảng mỗi sáng |
| Màu nào cũng dẫn tới một việc cụ thể | mỗi ô vàng và đỏ kèm một dòng lý do | đọc dòng lý do ngay dưới màu |
| Bảng dùng được làm căn cứ | giờ đổi màu ghi vào sổ, không tính lại quá khứ | mở sổ, đọc lại lịch sử đổi màu của một hồ sơ |
Đèn tự tô xanh khi chưa có tin là kiểu sai nguy hiểm nhất: người đứng đầu nhìn bảng toàn xanh rồi yên tâm, trong khi việc vẫn đứng yên.
Bốn màu, và một màu hay bị bỏ quên
Ba mức đèn, ba câu hỏi khác nhau
| Mức | Trả lời câu | Cách tính |
|---|---|---|
| Một bước | bước này có đang trôi không? | xanh khi còn hạn và đang chạy · vàng khi còn một phần ba thời hạn hoặc đang chờ người khác · đỏ khi quá hạn hoặc đang dừng ở một điểm ký · xám khi chưa ai cập nhật |
| Một hồ sơ | khách này có đang tắc không? | lấy màu xấu nhất trong các bước đang mở. ⛔ Không lấy trung bình |
| Cả bộ phận | sáng nay có gì cần xử lý? | đếm số hồ sơ đỏ và số hồ sơ xám, in cả hai. ⛔ Không in một con số phần trăm hoàn thành |
Bốn quy tắc để đèn không nói sai
7 · Con số nói ra với khách
Con số KONIG nói ra với khách và với kiến trúc sư: một ngày làm việc từ lúc đủ đầu vào tới lúc khách có bản vẽ kèm báo giá, kèm ba mức bên trong để người trong công ty biết cách phân loại.
Con số này chỉ đứng được nếu chín bước ở phần 2 chạy đúng và đồng hồ dừng đúng chỗ. Đây là phần khách cảm nhận trực tiếp, nên đặt ở cuối, sau khi đã thấy cách bảng chạy.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Một câu nói được ngay với khách | cam kết đặt trên phần KONIG giữ việc | đủ đầu vào trước 9h thì trước 17h cùng ngày khách có hồ sơ |
| Project đặc thù được gọi tên ngay từ đầu | ba mức phân ngay khi nhận thông tin | project mức C báo cho khách từ lúc nhận, không để chờ rồi mới báo |
| Con số sẽ được đo lại bằng việc thật | 10 project chạy song song từ ngày bắt đầu | sau 10 project, so thời gian thật với con số đang đề nghị |
Hứa chắc một con số chưa đo bằng việc thật là cách nhanh nhất để mất tín nhiệm ở tuần thứ ba. Con số này được nói kèm một câu: đo lại sau 10 project đầu tiên.
| Thông tin đủ lúc | Khách có hồ sơ |
|---|---|
| trước 9h00 | trước 17h00 cùng ngày |
| sau 9h00 | trước 12h00 hôm sau |
Ba mức bên trong — phần người trong công ty dùng để phân loại
So với hiện nay — dùng chính số của KONIG
| Đo | Hiện nay | Khi bảng chạy | Cách đếm |
|---|---|---|---|
| Một vòng ra phương án | 12 ngày | 1 ngày | đo 6 khoảng cách thật giữa các phương án của 3 dự án |
| Số project Mr. Trung phải mở ra | gần như mọi project | ≈ 15 % | ba câu chặn phân luồng, đếm lại sau tháng đầu |
Một câu AAS nói thật ngay từ đầu: con số này đo lại sau 10 project chạy thử đầu tiên. AAS đặt con số từ việc bóc tách từng bước, chưa từ project thật của KONIG. Hứa chắc một con số chưa đo bằng việc thật là cách nhanh nhất mất tín nhiệm ở tuần thứ ba.
8 · Phần mềm thật sẽ chạy thế nào
Bức tranh của phần mềm thật sẽ dựng sau khi có bộ số ngày: vào bằng tài khoản công ty, hồ sơ tự mở từ phiếu và hợp đồng, mỗi bước một đồng hồ, nhắc qua Zalo của từng bộ phận.
Trang này là bước lấy số. Phần mềm thật chạy đúng bộ số KONIG chốt ở phần cuối; chưa có số thì phần mềm dựng ra sẽ chạy bằng số phỏng đoán, và đèn sẽ nói sai ngay tuần đầu.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Người KONIG không phải nhập gì thêm | hồ sơ tự mở từ phiếu và hợp đồng đã có | mở phần mềm, hồ sơ mới đã nằm sẵn trong bảng |
| Mỗi người mỗi ngày chạm đúng một chỗ | mỗi bước gắn một người KONIG có tên, lời nhắc gửi tới đúng người đang giữ bước ấy | đếm số người mở phần mềm mỗi ngày |
| Ban giám đốc hỗ trợ đúng chỗ đang chậm | toàn cảnh chín công đoạn trên một màn | đếm số hồ sơ đỏ và số hồ sơ xám mỗi sáng |
| Dữ liệu nằm trong nhà KONIG | hệ đặt trên hạ tầng của KONIG, quyền quản trị thuộc KONIG | KONIG mở danh sách người dùng và thấy đủ quyền |
Dựng phần mềm trước khi có bộ số ngày là dựng một hệ chạy bằng số phỏng đoán. Bảng sẽ luôn xanh hoặc luôn đỏ, và tới tuần thứ ba không ai còn mở ra xem.
Trang anh chị đang đọc là bước lấy số. Khi KONIG điền xong bộ số ngày và tên người giữ ở phần 9, AAS dựng phần mềm thật chạy đúng bộ số ấy. Tám điều dưới đây là đường đi đã chốt.
Người KONIG đăng nhập bằng chính tài khoản Microsoft 365 đang dùng hằng ngày — không lập thêm tài khoản nào. Người nghỉ việc là mất quyền ngay, vì quyền đi theo danh sách nhân sự của KONIG.
Khách gửi phiếu thông tin công trình, hoặc hợp đồng được ký — hệ tự mở một hồ sơ trong bảng, cấp mã, gắn dạng công trình và người phụ trách. Mọi thông tin đã có trong sổ không phải nhập lần thứ hai.
Số ngày của từng bước lấy đúng bộ số KONIG chốt ở phần cuối trang này. Đồng hồ chạy khi việc nằm trong tay KONIG, dừng khi đang chờ khách — và bảng ghi rõ đang chờ ai, từ ngày nào.
Mỗi bước gắn với một bộ phận và một người có tên, đúng người đang giữ nơi lưu hồ sơ của bước ấy. Việc không bao giờ nằm ở trạng thái «không rõ ai đang làm».
Còn một ngày tới hạn thì người đang giữ nhận lời nhắc trong nhóm Zalo của bộ phận mình. Quá hạn thì trưởng bộ phận nhận cùng lúc. Nhắc trước khi trễ mới là điều hành.
Mr. Trung và Ban giám đốc mở ra thấy toàn cảnh chín công đoạn, bộ phận nào đang dồn việc, hồ sơ nào chậm — để hỗ trợ đúng chỗ, không phải hỏi từng bộ phận.
Hệ đặt trong nhà KONIG, dữ liệu dự án và giá nằm ở chỗ KONIG kiểm soát. AAS dựng, hướng dẫn và đồng hành; quyền quản trị thuộc về KONIG.
Cách quản trị học từ các bảng việc tốt trên thị trường, nhưng toàn bộ phần dựng là của AAS và bám đúng chuỗi việc của KONIG — không chép giao diện của bên nào.
⛔ Vì sao không dựng phần mềm trước rồi lấy số sau: đèn xanh vàng đỏ chính là phép so thời hạn với ngày hôm nay. Chưa có thời hạn thì hoặc không có đèn, hoặc có đèn nhưng là đèn phỏng đoán — mà đèn phỏng đoán còn khó dùng hơn không có đèn, vì người đứng đầu nhìn vào rồi yên tâm nhầm.
9 · KONIG chốt số ngày và tên người giữ
Chỗ KONIG điền hai thứ AAS không được điền thay: số ngày thật của từng bước và tên người chịu trách nhiệm từng bước. Điền xong là bảng có đủ căn cứ để tính đèn.
Mọi con số ngày trong trang này là AAS đề nghị. AAS đặt sẵn số vào không phải để KONIG nghe theo, mà vì sửa một con số có sẵn nhanh hơn nghĩ ra một con số từ tờ giấy trắng.
| Được gì | Vì sao mục này cho ra thứ đó | Nhìn thấy bằng gì |
|---|---|---|
| Đèn có căn cứ để tính | đèn là phép so thời hạn với ngày hôm nay | chưa có số ngày thì bước ấy hiện xám, không đoán thay KONIG |
| Việc giao được cho một người có tên | mỗi bước đúng một người chịu trách nhiệm | mở bảng, mỗi bước đọc được tên người giữ |
| Sửa nhanh hơn nghĩ mới | AAS đặt sẵn con số đề nghị để KONIG gạch và sửa | chín hàng, mỗi hàng bấm một lần là xong |
| Câu trả lời vào sổ ngay | mỗi câu một dòng trong sổ chung của KONIG và AAS | gửi xong màn hình hiện mã, sổ có thêm dòng mới |
Chưa có số ngày thì không có đèn, hoặc có đèn nhưng là đèn đoán. Đèn đoán tệ hơn không có đèn, vì người đứng đầu nhìn vào rồi yên tâm nhầm.
Hai điều AAS không được điền thay KONIG: số ngày thật của từng bước và tên người chịu trách nhiệm từng bước. Mỗi hàng bấm Đúng nếu con số AAS đề nghị dùng được, hoặc bấm Sửa rồi ghi số của mình. Chưa có số ngày thì bước ấy hiện xám trên bảng — AAS không đoán thay.
Sáu bộ phận còn lại — mỗi bộ phận hai điều
Chín bước ở trên là vòng dựng trước. Sáu bộ phận dưới đây chỉ cần hai điều để lên bảng: ai chịu trách nhiệm, và một vòng việc của bộ phận thường mất bao lâu.